Dejurnal.com, Bandung – Raperda digital arsip sedang dirumuskan, karena Perda yang sekarang digunakan belum menyentuh ke aspek digital. Perda 2019 belum ada sistem pemerintahan berbasis elektronik.
“Regulasi tentang digital arsip belum diatur di situ. Karena tanpa regulasi arsip digital dipertanyakan sah tidaknya, ” kata Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Bandung H. Yosep Nugraha, SH., M. Si di kantornya belum lama ini.
Dokumen otentik, kata Yosep harus ada regulasi. “Misalkan file ini resmi sebagai file yang sah dan otentik bisa digunakan sebagai bukti hukum dan sebagainya. Naskah akademiknya sedang disusun , Perda itu akan kita ganti, ” ujarnya.
Lebih lanjut Yosep mengatakan, Raperda tersebut akan dibahas tahun depan, diperkirakan perubahannya lebih dari 50 persen. “Kiita sudah bahas dengan dewan untuk diagendakan di 2023,tapi naskah akademiknya harus selesai tahun ini, ” katanya.
Yosep memaparkan kearsipan ada dua variabel utama, pertama tentang pengelolaan arsip, kedua sumber daya kearsipan.
Pengelolaan arsip, terang Yosep mulai dari penciptaan arsip ketika membuat surat dokumen itu harus sesuai dengan tata naskah dinas, format blangko suratnya, jenis hurufnya, jenis kertas, ukuran kertas dan sebagainya.
“Di Perda itu ada, misalkan kertas surat harus 80 gram, maka di bawah nilai penciptaan arsipnya jadi rendah. Terus penggunaan arsip itu ada dinamis yang setiap hari dihutuhkan, ada yang sifatnya dinamis inaktif, masih dibutuhkan tetapi tidak setiap saat. Kemudian penyimpanan arsip, ” kata Yosep.
Yosep menjelaskan, arsip harus disimpan dengan tata cara menyimpannya dan sebagainnya, serta ada pemeliharaan. “Arsip itu harus aman, jangan sampai kena rayap, kecoa dan sebagainya. Kemudian pelestarian, arsip itu ada yang sifatnya pital, harus tetap ada disimpan di depo arsi, ” ujarnya.
Di arsip juga ada penyusutan, kata Yosep penyusutan itu dengan pemindahan atau pemusnahan. “Kalau pemindahan kan di setiap perangkat daerah harus ada unit pengolah arsip, yakni orang yang ditugaskan secara khusus untuk mengelola arsip. Dari unit pengolahan ke unit kearsipan perangkat daerah. Inilah yang menyimpan arsip-araip inaktif yang tidak lagi digunakan oleh pengolah unit arsip, disimpannya di unit kearsipan perangkat daerah. Nanti kalau arsipnya bersifat statis, sudah tidak digunakan tapi penting baru diserahkan ke Dispusip, disimpannya di depo arsip, atau dimusnahkan ada masa retensinya, ” beber Yosep.
Pemusnahan arsip, kata Yosep sesuai dengan jenis dokumen, ada yang 10 tahun.
“Kalau arsip-arsip tentang keuangan biasanya 10 tahun, kalau arsip-arsip surat biasa setiap dua tahun bisa dimusnahkan. Sedangkan arsip pembangunan jalan masa retensinya 15 tahun baru bisa dimusnahkan.
Atau kalau penting bisa disimpan di depo arsip, ” katanya.
Sedangkan depo arsip itu baru bisa menyediakan arsip sepanjang arsip itu pernah diserahkan. “Jadi tidak otomatis ada di Depo arsip, sepanjang yang diserahkan OPD ke Dispusip, ” imbuhnya
Dispusip, aku Yosep menerima pemusnahan atau penyusutan dari OPD, atau diminta masuk di tim penilai apakah arsip itu sudah layak dimusnahkan atau tidak, sesuai dengan aturan. “Ini bisa dilakukan setiap tahun oleh perangkat daerah. Dispusip banyak menerima dokumen dari perangkat daerah. Setiap tahun dinalai arsip mana yang boleh dimusnahkan mana yang tidak, mana yang harus disimpan. Kita banyak menerima dari OPD termasuk di Silancar Bedas secara digital. Jadi kalau mereka sudah apload si Silancar Bedas dalam waktu 2 menit sudah masuk, ” terangnya.
Yosep Nugraha membeberkan Variabel yang kedua dari kearsipan yaknin SDM kearsipan. “Artinya orang. Ada dua yakni, arsiparis dan tenaga pengelola arsip. Kalau arsiparis itu jabatan fungsionalnya sebagai pengelola arsip, kalau tenaga pengelola pegawai biasa, tetapi yang ditugaskan khusus sebagai pengelola arsip, ” katanya.
Di Kabupaten Bandung, jata Yosep arsiparis itu hanya ada 12 orang. 9 orang di Dispusip, 1 orang di Dinas Perhubungan, 1 di Kecamatan Margahayu, 1 RSUD Majalaya. “Sangat mimim. Oleh karenanya hasil nilai kita itu hanya 3 baik, 20 cukup, 20 kurang, malahan ada yang sangat kurang. Selain di Dispusip, karena di Dispusip itu sudah tersedia, nilainya baik,” katanya
Oleh karena itu, Dispusip kata Yosep melakukan pembinaan secara menyeluruh ke setiap perangkat daerah, melakukan pengawasan vagaimana secara rutin setiap tahun memberi penghargaan. “Misalnya merumuskan penganugrahan Sastrasangkara (sastra berhubungan dengan tulis menulis, sangkara- ketertiban).Nanti dinas atau OPD yang bagus kearsiapannya akan diberi penghargaan dalam Sastrasangkara,” imbuh Yosep.
Hal ini, lanjut Yosep untuk memotivasi para perangkat daerah agar lebih peduli terhadap arsip. “Karena kelemahan pertama di kita kekurangpedulian para pejabat pemerintah daerah terhadap pengelolaan arsip. Dianggapnya arsip itu bukan hal yang penting. Baru terasa penting ketika ada hal-hal tertentu yang sangat dibutuhkan. Kalau ada kasus sengketa atau perselisihan baru dibutuhkan, ” imbuhnya.
Kelemahan yang kedua, kata Yosep setiap OPD belum memiliki tenaga fungsionaris arsiparis. Oleh karenanya perlu mengadakan bimtek terhadap pegawai-pegawai yang ada di dinas yang punya kemampuan mengelola arsip, karena rekrutmen personil yang baru bukan hal yang mudah.
” Di kita masih ada persepsi fungsional arsiparis , pustakawan itu pegawai kelas dua dari sudut gengsi dibandingkan dengan pejabat kepala bidan dan sebagainya. Padahal jabatan itu berdasarkan keahlian, ” aku Yosep.
Karena ketidaktertiban, kata Yosep arsip itu bisa kemungkinan hilang. “Bukan sekedar hilang, jikapun masih ada juga rusak oleh rayaap atau lapuk. Oleh karena itu di setiap perangkat daerah, harus ada rekord center yang dikelola unit kearsipan tadi. Jadi unit kearsipan itu punya ruang tersendiri untuk menyimpan keseluruhan arsip,” katanya.
Arsip juga harus ada pemeliharaan atau harus memitigasi (pengasapan) yang bisa membunuh rayap sampai ke telor-telornya, sehingga kertasnya tidak rusak dalam tempo waktu yang lama. “Bisa dilakukan 1 atau 2 tahun sekal pengasapan, ada tablethya, ” ujar Yosep.
Pihak Dispusip kata Yosep, Slsekarang sedang melakukan bintek kearsipan secara masip ke perangat daerah.
Disamping mengoptimalkan digital arsip.
Terkait layanan arsip publik, kata Yosep pihaknya belum bisa menjalankan, karena sedang didiskusikan dengan Diskominfo tentang pengamanannya. “Jangan sampai masyarakat menginginkan menyimpan arsip itu aman, malahan jadi tidak aman. Ini yang harus dipikirkan secara cermat, ” tutup Yosep. *** Sopandi
